7 règles d’or à respecter en matière de gestion du personnel (1/4)

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Écrit par Elodie Tabel-Diffaza le 22 janvier 2013   |   1 132 vue1 commentaire

Cet article a pour objet de vous apporter un éclairage indispensable sur vos principales obligations en matière de gestion du personnel. En aucun cas elle ne constitue une documentation exhaustive.

Règle n°1 : Sécuriser l’embauche
L’embauche d’un salarié impose le respect préalable de certaines formalités obligatoires. L’omission de l’une d’elles pourrait faire l’objet de sanctions civiles et pénales.

Il convient en outre d’avoir copie de pièces justificatives :

  • pièce d’identité ;
  • attestation de la carte vitale ;
  • RIB ;
  • le cas échéant, carte de séjour en cours de validité.

Effectuer la déclaration préalable à l’embauche
Elle doit obligatoirement  être effectuée préalablement à l’embauche (www.due.fr).

Assurer la surveillance médicale

Vous devez prendre rendez-vous avec le médecin du travail dès l’embauche afin de vérifier l’aptitude du salarié à son poste de travail. Pour rappel, vous devez cotiser à la médecine du travail et conserver les attestations de visite.
Si vous ne recevez pas d’appel de cotisations et/ou si la médecine du travail ne peut assurer la visite d’embauche, vous devez impérativement nous contacter.

Affilier le salarié auprès des différents organismes sociaux
Dès lors que l’entreprise est couverte par un régime de prévoyance, de mutuelle et/ou de retraite supplémentaire, l’employeur doit systématiquement affilier son nouveau salarié s’il entre dans la catégorie des bénéficiaires. En pratique, l’employeur doit remplir le ou les bulletin(s) d’adhésion et les adresser aux organismes concernés. Par ailleurs, il doit remettre au salarié la notice d’information sur les garanties applicables propre à chaque régime.

Pour mémoire, les cadres doivent bénéficier d’une couverture prévoyance invalidité – décès.

Enfin, les employeurs ayant mis en place un ou des dispositifs d’épargne salariale doivent remettre au nouveau salarié un livret d’épargne salariale.

Signer un contrat de travail avec le nouvel embauché
Il est à établir pour chaque nouvelle embauche, en 2 exemplaires et à faire signer dans les plus brefs délais.

Le contrat à durée indéterminée

Il doit respecter les dispositions prévues le cas échéant par la convention collective. Il peut comporter une période d’essai dont la durée est déterminée par les dispositions conventionnelles et légales. La possibilité de renouvellement obéit à des règles spécifiques à bien analyser.

Le contrat doit notamment contenir des dispositions obligatoires s’il est conclu à temps partiel.

Le contrat à durée déterminée

Il doit répondre à un certain formalisme (mentions obligatoires et cas de recours) et avoir été remis au salarié au plus tard dans les 2 jours suivant l’embauche.

La période d’essai se définit comme suit :

  • 1 jour par semaine sans excéder deux semaines soit, au plus, 14 jours pour les contrats de 6 mois ou moins ;
  • 1 mois pour les contrats de plus de 6 mois.

Si la période d’essai n’est pas concluante, vous devez veillez en toute circonstance à ne pas la dépasser. A défaut, vous ne pourrez plus rompre le contrat à durée déterminée à votre initiative, sauf faute grave, rupture d’un commun accord ou cas de force majeure.

Comment rompre la période d’essai ?

Conformément à l’article L. 1221-25 du Code du travail, chaque employeur qui souhaite rompre la période d’essai doit le faire par écrit en respectant un délai de prévenance fixé à :

  • 24h en deçà de 8 jours de présence
  • 48h entre 8 jours et un mois de présence
  • 2 semaines après un mois de présence
  • 1 mois après 3 mois de présence

Sous réserve de dispositions conventionnelles plus favorables, le salarié doit également respecter un délai de prévenance de :

  • 24h en deçà de 8 jours de présence
  • 48h dès 8 jours de présence

N.B. La période d’essai, renouvellement inclus, ne peut être prolongée du fait de la durée du délai de prévenance. Le respect de ce délai ne doit pas avoir pour effet de prolonger la période d’essai.

Règle n°2 : Respecter la réglementation sur la durée du travail

Durée maximale du travail
La durée légale du travail est fixée à 35 heures par semaine, soit 151,67 heures par mois.
Légalement, tout salarié doit bénéficier d’un repos quotidien de 11 heures et d’un repos hebdomadaire de 35 heures consécutives. Sauf dispositions conventionnelles particulières, un salarié à temps complet ne doit pas travailler plus de :

  • 10 heures par jour ;
  • 48 heures sur une semaine ;
  • 44 heures par semaine sur 12 semaines consécutives.

Les heures supplémentaires doivent être indemnisées le mois où elles sont effectuées en tenant compte des majorations conventionnelles ou légales en vigueur.
Le contingent légal ou conventionnel doit être respecté. Selon les dispositions applicables, il peut être possible d’attribuer du repos en remplacement du paiement partiel ou total des heures supplémentaires. Le dépassement du contingent impose l’attribution d’une contrepartie obligatoire en repos pour chaque salarié, dont la durée varie en fonction de votre effectif.
N.B. Est à temps partiel le salarié dont la durée contractuelle est inférieure à la durée légale. Il pourra effectuer des heures complémentaires sous réserve du respect de certaines conditions et limites.

En pratique, vous devez au préalable :

  • obtenir l’accord écrit de votre salarié si vous souhaitez modifier sa durée hebdomadaire de travail ou si vous envisagez la modification de la répartition de ses horaires dès lors qu’elle est contractualisée ;
  • informer votre salarié en respectant des délais de prévenance si vous souhaitez modifier la répartition journalière de ses horaires de travail.

Journée de solidarité

Tout salarié doit travailler une journée supplémentaire au titre de la journée de solidarité, soit :

  • 7 heures pour un salarié à temps plein ;
  • au prorata de sa durée contractuelle s’il est à temps partiel.
  • Vous devez définir la date retenue pour la journée de solidarité, qui peut être fixée comme suit :
  • 1 jour férié hormis le 1er mai ;
  • 1 jour RTT ;
  • des heures effectuées en plus ;
  • 1 jour normalement non travaillé habituellement (ex : samedi mais pas le dimanche).

A propos de l'expert

Elodie Tabel-Diffaza

Elodie Tabel-Diffaza
Responsable Gestion Sociale, groupe In Extenso

1 Commentaire sur cet article

  1. Tiphaine 7 février 2013 à 19 h 01 min · Répondre

    Bonjour et merci pour ce rappel.

    Une question concernant les documents à fournir par le salarié pour son embauche: cette liste ne devrait elle pas contenir un justificatif de domicile type électricité ou eau? Le rib ne la mentionne pas toujours et il me semble important d avoir une réélle adresse notamment pour toutes correspondances, éventuelles, ultérieures?

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