Plateforme de gestion en ligne : les sept critères à prendre en compte pour choisir la solution adaptée à votre entreprise

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Écrit par Antoine BAUDON le 12 mai 2017   |   195 vues0 commentaire

A l’heure où le digital transforme notre quotidien, les solutions de gestion et de comptabilité en ligne ouvrent de nouvelles perspectives aux chefs d’entreprise. Tous les aspects de la gestion d’une entreprise sont touchés : note de frais, suivi de la relation client, comptabilité, agrégation bancaire et d’autres encore. Que vous soyez une entreprise ou un indépendant, il est parfois difficile de s’y retrouver et de déterminer la meilleure solution pour votre structure.

L’objectif de cet article est de vous donner des points de passage obligés à vérifier avant de faire le choix de votre future plateforme.

1. Fonctionnalités

A l’heure actuelle nous trouvons de tout sur le marché : de l’application épurée composée de quelques fonctions (souvent spécifique à une profession par exemple les BNC) aux solutions à tiroirs avec des multiples modules. Vous devez vous concentrer sur les fonctions essentielles à votre activité ainsi qu’à vos besoins. Listez-les, puis comparez avec les produits de la place afin de trouver celui remplissant le plus de critères. Une application couvrant trop de besoins avec une foultitude de fonctions pourrait à terme, vous faire perdre du temps dans son utilisation.

2. Localisation des données & sauvegardes

La localisation des données, c’est-à-dire l’endroit géographique où sont situés les serveurs informatiques qui hébergent vos données est un critère de première importance. En effet, confier vos données comptables, commerciales, financières à une plateforme externe s’apparente à lui transmettre l’essence même de votre structure. Vous devez vous assurer que vos informations seront localisées dans un pays où la législation n’est pas défavorable. D’un pays à un autre, le traitement de vos données peut être complètement différent.

Il convient également de s’assurer d’une sauvegarde quasi permanente ou à minima journalière. Vous allez travailler en continu sur ces systèmes, peut-être même à plusieurs et de façon décentralisée, il est important qu’aucune journée de travail ne soit perdue.

3. Pérennité & réversibilité de la solution

La pérennité de la solution est un maître mot dans cette aventure des portails en ligne. Beaucoup de startups voient le jour actuellement mais combien seront toujours là dans un an ? Que deviendront vos données et l’outil que vous vous serez approprié ? Pour ne pas prendre le risque de devoir tout recommencer plus tard, assurez-vous que la structure éditant la plateforme de votre choix soit adossée à une société pérenne et n’hésitez pas à vous renseigner sur elle.

Vous pouvez également solliciter l’éditeur pour l’interroger sur la réversibilité de sa solution, c’est-à-dire les moyens mis en œuvre pour vous restituer l’intégralité de vos données (clefs USB, archive ZIP, transfert FTP…).

4. Accompagnement

Etre seul ou « bien » accompagné 🙂 ? L’accompagnement et le conseil sont également des éléments à prendre en considération dans le cadre de l’utilisation d’une plateforme en ligne. Cela va de l’assistance utilisateur (Hotline), jusqu’à l’accompagnement dans vos choix ! En effet, pour un applicatif comptable, le choix d’un compte plutôt qu’un autre n’est jamais anodin. Vous ne pouvez pas et ne devez pas vous retrouver seul devant ce choix.

Toutes les plateformes ne se ressemblent pas sur cet aspect. Certaines proposent des interfaces de chat, d’autres par mail voir même dans leurs locaux. A vous de voir et d’ajuster le curseur en fonction de vos besoins, sachant qu’un peu de conseil fait très souvent gagner du temps et peut vous éviter de faire des erreurs parfois coûteuses.

5. Respect des réglementations

Il est surtout question ici de réglementation comptable. Sans l’évoquer en totalité, une des dernières en date imposée par le législateur : le fichier FEC (Fichier des Ecritures Comptables). Un peu obscur ? Peut-être … mais cette réglementation touche les principaux aspects de votre entreprise : la comptabilité, la caisse, la gestion commerciale.

Vous devez donc vous assurer que la plateforme que vous souhaitez utiliser est conforme à cette règle. De plus, la législation évoluant rapidement, vous devez être certain que votre prestataire sera en capacité de faire évoluer ses solutions en temps et en heure pour veiller au maintien et au respect de la réglementation.

6. Confidentialité

La confidentialité est un aspect très important quand il s’agit d’utiliser des solutions en ligne et ce, quel que soit le domaine touché : comptabilité, gestion de la relation client, etc.

Vous devez vérifier que vos données sont transmises et stockées de façon sécurisées sur ces outils. Par ailleurs, qui chez ces éditeurs, aura accès à vos données ? Ne risquent-ils pas de les exploiter à d’autres fins ?

7. Prix

Le prix doit bien évidemment être en lien avec la prestation proposée.

Soyez vigilant vis-à-vis des solutions gratuites qui sont nombreuses sur la toile. Rien n’étant gratuit, il convient de s’interroger sur le modèle économique de ces sociétés. Qui paye les développeurs ? Qui paye les serveurs ? Quid de la pérennité d’une plateforme gratuite dans le temps ou encore de la confidentialité de vos données ? Un modèle économique basé sur la revente de vos informations à des tiers, voire pire à la concurrence, pourrait vous causer un préjudice notoire avec peu de recours.

Consultez attentivement les CGV et CGU des plateformes que vous envisagez d’utiliser et méfiez-vous du tout gratuit à vie !
Dernier aspect à garder en tête : l’accessibilité à vos données quel que soit le terminal utilisé (mobile, tablette, ordinateur), l’endroit ou le moment. Vos données et applications doivent être accessibles de n’importe quel terminal et tout le temps 7/7 & 24/24.
En résumé, il n’y a pas de recette miracle pour trouver le portail le plus adapté à vos besoins. Il va vous falloir composer entre les différents points de passage évoqués dans cet article et surtout lister ce dont vous avez réellement besoin. Le plus important selon moi serait de choisir une plateforme modulable adossée à une société pérenne tout en conservant proximité et conseil afin de ne jamais se retrouver seul.

A propos de l'expert

Antoine BAUDON

Antoine BAUDON
Responsable déploiement Inexweb

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