Les principales formalités liées à l’embauche

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Écrit par Aurélie Boureille le 9 juin 2012   |   6 747 vues0 commentaire

Découvrez les différentes formalités à effectuer en cas d’embauche d’un nouveau salarié. L’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise vous oblige à accomplir un certain nombre de formalités.

Déclaration préalable à l’embauche
En cas de recrutement d’un nouveau salarié, vous devez en principe effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). La DPAE doit ainsi être envoyée à l’Urssaf, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche et en principe au plus tard au moment de la mise au travail du salarié. Cet envoi se fait normalement par voie électronique.

Inscription sur le registre unique du personnel
Dès lors que votre entreprise emploie du personnel, vous devez établir un registre unique du personnel, sur lequel doit être inscrite, de façon indélébile, chaque nouvelle embauche. On y retrouve ainsi, dans l’ordre des embauches, le nom et les prénoms de tous les salariés occupés par l’établissement, y compris les travailleurs à domicile et ceux mis à disposition par une entreprise de travail temporaire. Aucune forme particulière n’étant imposée pour la tenue de ce document (cahier, classeur…).

Affiliation à la caisse de retraite complémentaire
Tous les salariés relevant du régime général de Sécurité sociale doivent obligatoirement être affiliés à un régime de retraite complémentaire. Cette affiliation s’effectuant auprès d’un organisme de retraite complémentaire affilié à l’Arrco, et, pour les cadres et assimilés, d’une caisse relevant de l’Agirc. Lors de chaque nouvelle embauche, vous êtes donc tenu d’affilier le salarié concerné à la ou les caisse(s) de retraite complémentaire compétente(s).

Visite médicale d’embauche
Vous devez, sauf exceptions, organiser une visite médicale d’embauche pour tout nouveau salarié avant sa prise de fonctions ou, au plus tard, avant la fin de sa période d’essai. Cette visite médicale ayant pour but de s’assurer que le salarié est médicalement apte au poste pour lequel il a été recruté et qu’il n’est pas atteint d’une affection pouvant présenter un risque pour les autres travailleurs.
En pratique, les formalités nécessaires doivent être effectuées par le biais de la DPAE.

Formation à la sécurité
Vous êtes en principe tenu d’organiser lors de l’embauche une formation à la sécurité au bénéfice de tout nouvel embauché, y compris les travailleurs intérimaires. En pratique, cette formation doit être appropriée aux risques de l’entreprise et tenir compte de la qualification et de l’expérience du salarié concerné. Le programme étant établi en concertation avec le médecin du travail et après consultation des représentants du personnel et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Important : des formalités particulières sont également prévues selon la nature du contrat ou bien la qualité du salarié. Ainsi, par exemple, le recrutement pendant les vacances scolaires d’un adolescent âgé de 14 à 16 ans nécessite d’adresser préalablement une demande écrite à l’inspection du travail.

Anne-Lise Barnel
Groupe Les Echos – SID Presse

 


Déclaration préalable à l’embauche et dématérialisation:
Les dispositifs de la « déclaration préalable à l’embauche » et de la « déclaration unique d’embauche » ont été fusionnés pour permettre la mise en place d’une unique déclaration préalable à l’embauche dont la portée est plus étendue pour davantage de simplification.
L’employeur est tenu de déclarer le salarié aux organismes de protection sociale avant que n’intervienne son embauche. L’absence de déclaration préalable d’embauche est constitutive de l’infraction de recours au travail dissimulé. Lorsqu’un salarié est embauché plusieurs fois, l’employeur doit établir une déclaration à chaque embauche.
A compter du 1er janvier 2012, sont tenus d’adresser les déclarations préalables à l’embauche par voie électronique les employeurs relevant du régime général de sécurité sociale ayant accompli plus de 1 500 DPAE au cours de l’année civile précédente. Ce seuil sera abaissé à 500 à compter du 1er  janvier 2013.

Les employeurs sont également tenus de :

  • Rédiger un contrat de travail, voire une promesse d’embauche au préalable, conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur,
  • Remettre au nouvel embauché une notice d’information sur le droit conventionnel applicable
  • Affilier le salarié embauché à la caisse de retraite complémentaire, et éventuellement à un régime de prévoyance prévu par la convention collective. Sans oublier l’obligation de remettre au nouvel embauché une notice d’information sur les garanties proposées sur le ou les régimes auxquels il est affilié
  • Remettre au salarié un livret d’épargne salariale si l’entreprise est concernée par de tels dispositifs
  • Afficher les informations obligatoires en matière de droit du travail : horaires de travail, convention collective applicable (ainsi que le lieu où elle peut être consultée dans l’entreprise), règles sur le respect de l’égalité professionnelle entre hommes et femmes, la prévention du harcèlement moral et sur le principe de non-discrimination, coordonnées des secours, de l’inspection du travail et de la médecine du travail.
  • Organiser l’information et la formation à la sécurité du nouvel embauché
  • Identifier si le salarié « porte » un nombre d’heures de DIF qu’il serait en droit d’utiliser dans le cadre de la transférabilité et de la portabilité de ses droits afin de gérer correctement ses compteurs

Focus sur le document unique d’évaluation des risques :
L’employeur a l’obligation de transcrire dans un document unique les résultats de l’évaluation des risques à laquelle il a procédé dans le cadre de son obligation générale de prévention des risques professionnels.
Il convient d’actualiser ce document lorsqu’une modification intervient.
Renseignez-vous auprès de votre médecin du travail ou des CARSAT qui pourront vous aider à mettre en œuvre le document unique.

Aurélie Boureille
Chargée de clientèle Gestion sociale en région Anjou et Maine, groupe In Extenso

A propos de l'expert

Aurélie Boureille

Aurélie Boureille
Chargée de clientèle Gestion sociale en région Centre Ouest, groupe In Extenso

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