7 règles d’or à respecter en matière de gestion du personnel (4/4)

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Écrit par Elodie Tabel-Diffaza le 31 janvier 2013   |   3 142 vues0 commentaire

Règle n°7 : Respecter les affichages obligatoires et assurer la tenue de différents registres

Affichages obligatoires
De nombreuses informations doivent être portées à la connaissance de vos salariés, notamment :

  • Les horaires de travail et le ou les jours de repos hebdomadaire(s)
  • Le lieu et les modalités de consultation de la convention collective nationale dont vous relevez
  • Le panneau « Interdiction de fumer »
  • Les dispositions du code pénal relatives à la prévention du harcèlement moral et sexuel
  • Le lieu de consultation du document unique sur la prévention des risques professionnels
  • Etc.

En pratique
Votre cabinet In Extenso met à votre disposition un tableau d’affichages obligatoires à jour.

Registres obligatoires
La réglementation du travail prévoit la tenue d’un certain nombre de registres. L’employeur doit être en mesure de présenter ces documents à chaque requête de l’inspection du travail ou d’autres administrations, sous peine de se voir appliquer des sanctions pénales.

Quel que soit votre effectif, vous êtes tenu d’établir :

  • un registre unique du personnel,
  • un registre des observations et mises en demeure de l’inspection du travail,
  • un document unique de sécurité,
  • un registre dans lequel seront classées les fiches médicales d’aptitude des salariés,
  • un document permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié.

En fonction de votre effectif (+ de 10 salariés), d’autres registres sont obligatoires.

Documents à mettre à disposition de l’Inspecteur du travail

  • Accusé de réception de chaque DPAE (déclaration préalable à l’embauche)
  • Registre du personnel : à tenir constamment à jour dans chaque établissement (entrées et sorties du personnel)
  • Double des bulletins de paie
  • Contrôles en matière d’hygiène et de sécurité
  • Fiches médicales d’aptitude
  • Document unique sur l’évaluation des risques en entreprise
  • Registre des repos hebdomadaires : obligatoire lorsque le repos n’est pas donné collectivement. Ce registre peut être remplacé par un affichage
  • Documents permettant de comptabiliser le temps de travail (fiches horaires) si l’horaire de travail n’est pas collectif. Dans cette hypothèse, l’employeur doit être en mesure de produire un document de décompte individuel des heures de travail avec mention des heures supplémentaires. Ces documents sont à remplir et à faire signer chaque semaine par vos salariés, sauf dispositions conventionnelles particulières.

Nous mettons à disposition de nos clients un modèle de fiche horaire faisant mention des heures supplémentaires et comportant les heures de début et de fin pour chaque jour de la semaine conformément aux dispositions légales.

Elle doit obligatoirement être présentée en cas de contrôles sociaux pour éviter un redressement.

En conclusion
Ces « 7 règles d’or » sont nécessairement abordées de manière très synthétique, sans prise en compte de particularités conventionnelles. Cet article n’est donc en aucun cas exhaustif.

Pour des raisons évidentes, s’agissant de sujets complexes, nous n’avons pas abordé les questions relatives à la rupture du contrat de travail et au respect de toutes vos obligations en matière de santé et sécurité au travail. Sur tous ces aspects, nous vous invitons à contacter nos spécialistes.

De même, il convient de consulter un spécialiste dans un certain nombre de situations :

  • lors de la mise en place ou de la modification d’un régime de protection sociale complémentaire ou d’un dispositif d’épargne salariale ;
  • en cas d’installation d’un dispositif de vidéosurveillance ou d’un système de badgeuse qui nécessitent au préalable d’avoir consulté et informé représentants du personnel et salariés et d’avoir effectué une déclaration auprès de la CNIL ;
  • à l’occasion d’un changement d’activité ; lors de la création d’un établissement ; en cas de changement de forme sociétale ;
  • etc.

Enfin, la vigilance est de mise s’agissant du suivi de vos effectifs qui peuvent vous faire franchir certains seuils engendrant des obligations nouvelles à votre charge. Dans ce cadre, notez que l’appréciation de votre effectif nécessite la prise en compte – selon des règles particulières – des intérimaires ou des salariés mis à disposition

A propos de l'expert

Elodie Tabel-Diffaza

Elodie Tabel-Diffaza
Responsable Gestion Sociale, groupe In Extenso

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