Formalisme de la facture : mentions obligatoires – Partie 1

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Écrit par Francois Binauld le 18 juillet 2013   |   2 012 vues0 commentaire

Le formalisme de la facturation est régi à la fois par le droit commercial et par les textes liés à la TVA (c. com. art. L. 441-3, R. 123-237 et R. 123-237-1 ; CGI, art. 289-II et ann. II, art. 242 nonies A). Certaines mentions obligatoires viennent d’être modifiées par la 3e loi de finances rectificative pour 2012 et le décret 2013-346 du 24 avril 2013 applicable depuis le 26 avril, et il ne faut pas oublier que la nouvelle indemnité pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement figure également sur la facture désormais. Sur les spécificités de certains secteurs et professions, le lecteur pourra se reporter au Cahier RF HS 2013-1.

Informations concernant le vendeur

Mentions obligatoires

Doivent être obligatoirement portées sur la facture les mentions suivantes :

  • nom (ou dénomination sociale) et adresse de l’entreprise qui a l’obligation de facturer,
  • forme juridique, s’il s’agit d’une société, avec mention du capital social (c. com. art. L. 238-3),
  • numéro d’identification unique (numéro SIREN),
  • mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel le vendeur est immatriculé,
  • lieu de son siège social,
  • le cas échéant, son éventuel état de liquidation,
  • le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire,
  • si l’entreprise est bénéficiaire d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité économique, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l’appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d’identification,
  • si la société a son siège à l’étranger, s’il existe, le numéro d’immatriculation dans l’État où est son siège,
  • si l’entreprise a constitué un patrimoine affecté (c. com. art. L. 526-6), l’objet de l’activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée pour l’exercice de cette activité incorporant son nom ou nom d’usage précédé ou suivi des mots « entrepreneur individuel à responsabilité limitée » ou des initiales « EIRL »,
  • numéro intracommunautaire d’identification à la TVA attribué à l’assujetti et sous lequel il a effectué la livraison ou la prestation de services sur le territoire national, à destination d’un autre État membre ou à l’exportation.

Recommandation Les mentions suivantes ne sont pas obligatoires, mais l’administration recommande de les indiquer sur les factures pour la bonne information des clients (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-20-30-§§ 270 à 330-12/09/2012) :

  • l’option des entrepreneurs de travaux immobiliers pour le paiement de la TVA sur les livraisons ;
  • l’option exercée par les prestataires de services pour le paiement de la TVA d’après les débits.

Informations concernant le client

Les nom et adresse du client doivent figurer sur la facture. Il ne peut s’agir d’initiales ou de surnom, au risque pour le client de ne pouvoir déduire la TVA.

La mention du numéro intracommunautaire d’identification à la TVA n’est exigée que lorsqu’il s’agit d’une livraison intracommunautaire.

Identification de la facture

La numérotation des factures doit être fondée sur une séquence chronologique et continue, qui identifie la facture de façon unique.

La possibilité d’une numérotation par séries distinctes est cependant prévue lorsque les conditions d’activité le justifient, notamment pour les entreprises disposant de plusieurs sites de facturation, en cas d’autofacturation ou bien lorsqu’il existe plusieurs catégories de clients pour lesquels les règles de facturation diffèrent (assujettis et particuliers, par exemple) (CGI, ann. II, art. 242 nonies A).

Remarque Le mandataire (client ou tiers) qui établit les factures doit utiliser une séquence de numérotation propre à l’assujetti concerné, qui ne doit pas s’insérer dans les séquences de factures qu’il émet pour son propre compte ou pour celui d’autres mandants. Mais il n’est pas exigé que ces factures s’insèrent dans la séquence utilisée par l’assujetti.

Mais des clients établis dans plusieurs États ne justifient pas, en principe, à eux seuls la création d’une série de facturation par client ou, le cas échéant, par État de destination.

La date de la facture à mentionner est celle de son émission.

Dans quelle langue rédiger vos factures ? Les entreprises françaises et les entreprises étrangères qui réalisent des opérations en France doivent, en principe, rédiger leurs factures en français. Toutefois, lorsqu’elles sont rédigées dans une langue étrangère, l’administration peut exiger, aux fins de contrôle, une traduction par un traducteur juré.

A propos de l'expert

Francois Binauld

Francois Binauld
Expert-comptable, Spécialiste des Réseaux en région Nord, groupe In Extenso

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