Barèmes kilométriques : qui peut les utiliser ?

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Écrit par Severine Cornet le 31 mai 2016   |   268 vues0 commentaire

Si certains contribuables ne sont pas en mesure d’établir la réalité de leurs frais de véhicule, ils peuvent utiliser les barèmes kilométriques que publie, chaque année, l’administration fiscale. Ces barèmes leur permettant d’évaluer forfaitairement leurs frais en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue à titre professionnel.

Quels contribuables ?

Les barèmes kilométriques sont, en principe, utilisables par les salariés et dirigeants de sociétés assimilés salariés utilisant leur véhicule personnel pour se rendre au travail ou pour des trajets professionnels et qui optent pour la déduction de leurs frais réels au titre de leur déclaration de revenus. Une option qui leur permet de ne pas se voir appliquer le forfait de 10 % déduit automatiquement par l’administration fiscale.

Rappel : il existe trois barèmes kilométriques, l’un destiné aux automobiles et deux autres spécifiques aux vélomoteurs, scooters et motos.

Outre les salariés et dirigeants de sociétés assimilés salariés, le barème est également utilisé par les titulaires de BNC, excepté ceux relevant du régime micro-BNC, pour les frais relatifs à leur véhicule personnel affecté à l’exercice de l’activité professionnelle.

Précision : les exploitants individuels imposés dans la catégorie des BIC ou des BA ne peuvent pas utiliser les barèmes kilométriques. En revanche, les exploitants individuels relevant du régime simplifié BIC et tenant une comptabilité super-simplifiée peuvent recourir au barème carburant pour évaluer forfaitairement leurs frais d’essence ou de diesel. Il en est de même des exploitants agricoles exerçant leur activité à titre individuel soumis au régime simplifié d’imposition. Attention toutefois ce barème n’est utilisable que pour des véhicules à usage mixte (personnel et professionnel).

Enfin, le barème peut être utilisé par l’entreprise, pour rembourser à ses salariés, dirigeants ou non, les frais de déplacements professionnels effectués avec leur véhicule personnel.

Pour quels véhicules ?

Sont visés les véhicules dont le salarié lui-même ou l’un des membres de son foyer fiscal est personnellement propriétaire. Le barème peut également être utilisé pour les véhicules dont il est copropriétaire, par exemple lorsque le salarié ou son partenaire l’a acquis après la conclusion du Pacs. Le salarié qui loue son véhicule peut aussi l’utiliser. Dans ce cas, les loyers correspondants représentent des frais déjà pris en compte dans le barème. Ils ne peuvent donc pas, par ailleurs, être déduits. Le salarié à qui est prêté gratuitement le véhicule peut, lui aussi, avoir recours au barème mais il doit alors justifier qu’il a bien pris en charge la quote-part des frais de véhicule couverts par le barème relatif à son usage professionnel.

Les titulaires de BNC peuvent, quant à eux, utiliser le barème pour les véhicules leur appartenant même s’ils sont maintenus dans leur patrimoine privé. Ils ne doivent toutefois pas comptabiliser les frais pour leur coût réel dans un poste de charges. Ils peuvent également utiliser les barèmes pour les véhicules loués ou pris en crédit-bail mais, dans ce dernier cas, ils doivent renoncer à déduire les loyers de leur résultat fiscal.

Stéphanie Morin
Groupe Les Echos – SID Presse

Notre conseil :

Un contribuable salarié qui décide d’utiliser le barème kilométrique opte donc pour les frais réels. Il peut également et sans justificatif déduire les frais de nourriture. En effet si son activité professionnelle l’oblige à prendre certains repas hors de chez lui du fait de ses horaires de travail ou de l’éloignement de son domicile et qu’il ne bénéficie pas d’un mode de restauration collective sur son lieu de travail, le contribuable peut déduire 4,65€ (en 2016) par repas. La participation éventuelle de l’employeur, au titre par exemple de l’acquisition de titres-restaurant, doit être soustraite.

Si le contribuable souhaite déduire d’autres types de frais réels, les justificatifs doivent être conservés au moins pendant les trois années civiles qui suivent celle de leur paiement.

En cas d’option pour les frais réels, les cotisations syndicales éventuelles sont déductibles du revenu salarial. Il n’est donc pas possible de bénéficier du crédit d’impôt.

Les frais réels doivent être justifiés dans une note explicative. Pour les contribuables qui déclarent leur revenu par internet, un espace libre est prévu à cet effet.

Severine Cornet
Expert-Comptable, Chargée de mission technique comptable, groupe In Extenso

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Severine Cornet

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Expert-comptable, Chargée de mission technique comptable, groupe In Extenso

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