7 règles d’or à respecter en matière de gestion du personnel – Partie 2

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Écrit par Elodie Tabel-Diffaza le 9 février 2017   |   158 vues0 commentaire

Cet article a pour objet de vous apporter un éclairage indispensable sur vos principales obligations en matière de gestion du personnel que nous avons circonscrites à 7 règles d’or. Celles-ci sont abordées de manière très synthétique, sans prise en compte de particularités conventionnelles. Cette note ne constitue donc en aucun cas une documentation exhaustive.

Pour lire la Partie N°1, cliquez-ici.

Règle n°1 : Sécuriser l’embauche

L’embauche d’un salarié impose le respect préalable de certaines formalités obligatoires. L’omission de l’une d’elles pourrait faire l’objet de sanctions civiles et pénales.
Il convient en outre d’avoir copie de pièces justificatives :

  • pièce d’identité
  • attestation de la carte vitale
  • RIB à la norme SEPA
  • le cas échéant, carte de séjour en cours de validité

Déclarer la nouvelle embauche

La DPAE (déclaration préalable à l’embauche) doit être effectuée préalablement à l’embauche (sur www.due.urssaf.fr), copie de l’AR devant être remise au salarié.
En principe, il n’existe pas de formalités spécifiques en cas d’embauche d’un salarié ressortissant d’un Etat membre de l’Union Européenne.

En revanche, pour les travailleurs étrangers ressortissants d’Etats tiers à l’Union européenne, des obligations particulières doivent être respectées.

Assurer la surveillance médicale

Vous devez impérativement prendre rendez-vous avec votre service de santé au travail afin d’organiser soit une visite d’information et de prévention (VIP), soit une visite médicale d’aptitude.
En effet, depuis le 1er janvier 2017, la surveillance médicale des salariés est effectuée selon de nouvelles modalités synthétisées dans le tableau ci-après.

Pour rappel, vous devez cotiser à la médecine du travail et conserver les attestations de visite.

Si vous ne recevez pas d’appel de cotisations et/ou si la médecine du travail ne peut assurer la VIP ou la visite médicale d’embauche, vous devez impérativement nous contacter.

 Salariés non affectés à un poste à risque 

Formalités à effectuer pour chaque embauche,  sauf exceptions :

  • Prendre rendez-vous avec le service de santé au travail afin d’organiser une visite d’information et de prévention (VIP)
  • Pour qui ? Pour tous les salariés non identifiés comme occupant un poste à risque ;
    Exemption prévue sous conditions pour les salariés justifiant d’une telle visite il y a 5 ans au plus.
  • Quand ? La VIP doit être réalisée avant la fin de la période d’essai, et au maximum 3 mois après la prise effective du poste.
  • Par qui ? Un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail.
  • Objet : informatif et préventif. L’examen médical n’est pas systématique.
  • Attestation de suivi : à l’issue de la visite, le membre de l’équipe pluridisciplinaire la remet au salarié et à l’employeur.
    Une réorientation vers le médecin du travail est prévue pour le travailleur handicapé, le titulaire d’une pension d’invalidité, ainsi que les femmes enceintes, venant d’accoucher ou allaitantes.

Le délai de renouvellement de la VIP est au maximum tous les 5 ans.

Ce délai est fixé par le médecin du travail en fonction des conditions de travail, de l’âge et de l’état de santé du salarié, ainsi que des risques auxquels il est exposé.
Toutefois, la périodicité est fixée à 3 ans au plus pour les travailleurs de nuit ou âgés de moins de 18 ans.

  • Salariés affectés à un poste à risque

Formalités à effectuer pour chaque embauche, sauf exceptions :

  • Prendre rendez-vous avec le service de santé au travail afin d’organiser un examen médical d’aptitude
  • Pour qui ?  Pour les seuls salariés occupant un poste à risque pour lequel le code du travail impose une visite d’aptitude spécifique ou le poste exposant le salarié :
    – à l’amiante ;
    – au plomb au-delà d’un certain seuil ;
    – aux agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction ;
    – aux agents biologiques des groupes 3 et 4 ;
    – aux rayonnements ionisants ;
    – au risque hyperbare.
    – au risque de chute en hauteur lors des opérations de montage et de démontage d’échafaudages.Exemption prévue sous conditions pour les salariés justifiant d’une telle visite il y a 2 ans au plus.
    N.B. La liste des postes à risque peut être complétée par l’employeur, après avis du médecin du travail et du CHSCT ou, à défaut, des DP s’ils existent.
  • Quand ? Cet examen doit impérativement être réalisé avant la prise de fonction du salarié.
  • Par qui ? Le médecin du travail.
  • Objet : apprécier l’aptitude du salarié à occuper le poste.
  • Avis d’aptitude ou d’inaptitude au poste : délivré par le médecin du travail à l’issue de la visite que vous devez impérativement conserver.

Après l’examen médical préalable à l’embauche, le salarié affecté à un poste à risque bénéfice d’un examen d’aptitude par le médecin du travail selon une périodicité qu’il fixe, dans la limite de 4 ans.

Une visite intermédiaire est effectuée par un membre de l’équipe pluridisciplinaire au plus tard 2 ans après la visite avec le médecin du travail.

Affilier le salarié auprès des différents organismes sociaux

Dès lors que l’entreprise est couverte par un régime de prévoyance, de mutuelle et/ou de retraite supplémentaire, l’employeur doit systématiquement affilier son nouveau salarié
s’il entre dans la catégorie des bénéficiaires.

En pratique, l’employeur doit remplir le ou les bulletin(s) d’adhésion et les adresser aux organismes concernés.

Par ailleurs, il doit remettre au salarié la notice d’information sur les garanties applicables
propre à chaque régime.

Pour mémoire,

  • tous les salariés doivent bénéficier d’une couverture santé collective mise en place
    par leur employeur ;
  • les employeurs sont tenus de financer des garanties de prévoyance invalidité – décès
    en faveur de leurs cadres.Les employeurs ayant mis en place un ou des dispositifs d’épargne salariale doivent remettre au nouveau salarié un livret d’épargne salariale.

Enfin, tout nouvel embauché doit recevoir de son employeur une note d’information sur la mise en place de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) dans l’entreprise.

Signer un contrat de travail

Le contrat est à établir pour chaque nouvelle embauche, en deux exemplaires et à faire signer dans les plus brefs délais.

Le contrat de travail à durée indéterminée

Il doit respecter les dispositions prévues le cas échéant par la convention collective. Il peut comporter une période d’essai dont la durée est déterminée par les dispositions conventionnelles et légales. La possibilité de renouvellement de l’essai obéit à des règles spécifiques à bien analyser.
Le contrat doit contenir certaines dispositions obligatoires s’il est conclu à temps partiel.

Le contrat à durée déterminée

Il doit répondre à certaines conditions de fond (cas de recours) et de forme (mentions obligatoires) et avoir été remis signé au salarié au plus tard dans les 2 jours suivant l’embauche.
La période d’essai ne peut excéder une durée égale à un jour par semaine, dans la limite de :

  • 2 semaines pour les contrats dont la durée est de 6 mois au plus ;
  • un mois pour les contrats de plus de 6 mois.

Pour toute embauche, l’employeur doit informer chaque nouveau salarié qu’il bénéficiera tous les 2 ans d’un entretien professionnel consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle.

Comment rompre la période d’essai ?

Si la période d’essai n’est pas concluante, vous devez veiller en toutes circonstances à ne pas la dépasser.

Chaque employeur qui souhaite rompre la période d’essai doit le faire par écrit en respectant un délai de prévenance légal fixé à :

  • 24h en deçà de 8 jours de présence
  • 48h entre 8 jours et un mois de présence
  • 2 semaines après un mois de présence
  • un mois après 3 mois de présence

Sous réserve de dispositions conventionnelles plus favorables, le salarié doit également respecter un délai de prévenance légal de :

  • 24h en deçà de 8 jours de présence
  • 48h dès 8 jours de présence

Le respect du délai de prévenance ne doit pas avoir pour effet de prolonger la période d’essai convenue, renouvellement inclus.

Lorsque ce délai n’a pas été respecté, le salarié a droit, sauf faute grave, à une indemnité compensatrice égale au salaire qu’il aurait perçu jusqu’à l’expiration du délai de prévenance, indemnité compensatrice de congés payés comprise.

Pour lire la Partie N°3  : cliquez-ici.

A propos de l'expert

Elodie Tabel-Diffaza

Elodie Tabel-Diffaza
Responsable Gestion Sociale, groupe In Extenso

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